代表處的管理機構由外國企業任命的首席代表（負責人）和代表組成，負責主持代表處的運營。首席代表和代表直接對外國企業負責，在外國企業賦予的職責范圍內工作，沒有外國企業的授權，首席代表和代表無權代表外國企業與任何第三方簽署經濟合同。

首席代表和代表可以由外籍人士擔任，經中國政府認可具有合法資格的外服單位的派遣代表處也可以聘用中國公民擔任首席代表或代表。

外籍首席代表或代表可依據中國法律規定辦理在中國的就業和長期居留手續。